Enterprise Architecture - Creating Value by Informed Governance

Martin Op ’t Land, Erik Proper, Maarten Waage, Jeroen Cloo ja Claudia Steghuis ovat kirjoittaneet mainion kirjan kokonaisarkkitehtuurista, ja vaikka kirjan ilmestymisestä on pari vuotta ei se ole suuresti menettänyt arvostaan: Enterprise Architecture - Creating Value by Informed Governance (Springer, 2009; ISBN 978-3-540-85231-5).

Teoksessa on aika paljon listoja, jotka toisaalta auttavat hahmottamaan asioiden keskinäisiä suhteita, mutta toisaalta myös tekevät teoksesta pirstaleisen, ikään kuin eri lähteistä olevia asioita olisi läjätty yhteen sen kummemmin niitä sulattelematta.

Parhaimmillaan kirja kuvaa varsin selkeästi ja perusteellisesti johtamisen tavoitteita ja työkaluja, mihin kokonaisarkkitehtuuri yhtenä osana istuu. Näin kirjoittajat pohtivat strategiaan liittyviä kysymyksiä:

The route to be taken from strategy formulation to execution, including the use of programmatic steering, needs a means that enables it to do the right things (be effective) and to do things right (be efficient) in strategy execution. Therefore, the means needs to be a tool for steering, coordination as well as communication. Using this means, it should be possible to:

1. Gain insight into the current state of the enterprise at a suitable abstraction level to understand and to analyze issues that hamper the execution of the strategy of the enterprise;

2. Gain insight into the current state of the enterprise to assess its compliance to (external) regulations;

3. Deal with social complexity of stakeholders involved in enterprise transformations;
...

Näistä lähtökohdista alkaa kirkastua se, mihin kaikkeen kokonaisarkkitehtuuria tarvitaan, ja mihin sitä ensisijaisesti tulisi käyttää.

Keskeinen viesti lukijalle on, että kokonaisarkkitehtuuri ei korvaa strategiatyötä tai projektisalkun hallintaa, vaan täydentää näitä työkaluja:

[E]nterprise architecture does not aim to replace the classic (mostly program management) approach, but rather aims to complement it. Program management and enterprise architecture need each other. Program management cares for effectiveness and the control of time and budget. Enterprise architecture focuses on steering toward coherent solutions, aligning projects with this coherent solution, as well as setting boundaries for and providing guidance to the implementation of complex systems.

Architecture Principles - The Cornerstones of Enterprise Architecture

Danny Greefhorst ja Erik Proper ovat kirjoittaneet mielenkiintoisen, tosin melko teoreettisen kirjan kokonaisarkkitehtuurista: Architecture Principles - The Cornerstones of Enterprise Architecture (Springer, 2011; ISBN 978-3642202780).

Kirjassa annetaan kokonaisarkkitehtuurille montakin määritelmää, ja samalla määritellään teoksen tarkoitus, joka pyrkii olemaan kohtalaisen kattava esitys kokonaisarkkitehtuurimalleista ja niiden käytöstä:

The purpose of enterprise architecture is to align an enterprise to its essential requirements. Its meaning is that it provides a normative restriction of design freedom toward transformation projects and programs. Key elements of enterprise architecture are concerns, models, views, architecture principles and frameworks. Enterprise architecture addresses the properties that are necessary and sufficient for it to be fit for its mission. Architecture principles are the cornerstones of enterprise architecture. They fill the gap between high-level strategic intents and concrete designs. They provide an anchor in a sea of change.

Otetaan tähän vielä muutama määritelmä:

ARCHITECTURE These properties of an artifact that are necessary and sufficient to meet its essential requirements.

ENTERPRISE-ARCHITECTURE The architecture of an enterprise. As such, it concerns those properties of an enterprise that are necessary and sufficient to meet its essential requirements.

REFERENCE-ARCHITECTURE A generalized architecture, based on best-practices.

Kirjassa puhutaan tietenkin myös arkkitehtuuriperiaatteista, kohdearkkitehtuurista ja niin edelleen.

Kirjoittajien mukaan kokonaisarkkitehtuurissa muodostetaan yrityksen (tai julkishallinnon organisaation) kehittämisestä "insinöörimäinen" (engineering based) tehtävä, jossa on kolme keskeistä tekemisen polkua: Asses, Aim ja Act. Nämä kolme A-alkuista verbiä voisi kääntää suomeksi diagnoosiksi, tähtäämiseksi ja toteuttamiseksi.

Arkkitehtuuriperiaatteiden määrittämiseksi kirjoittajat esittelevät seuraavat lähtökohdat:

Goals & objectives targets that stakeholders seek to meet‚ many of these will be embedded in the strategy of the enterprise.

Values fundamental beliefs shared between people in an enterprise.

Issues problems that the organization faces in reaching the goals.

Risks problems that may occur in the future and that hinder the enterprise in reaching its goals.

Potential rewards chances and their potential reward for enterprises.

Constraints restrictions that are posed by others inside or outside the enterprise, including existing normative principles.

Riippuen tilanteesta periaatteet voivat olla yleisiä tai yksityiskohtaisia: "Goals & objectives are targets that stakeholders within and outside an enterprise seek to meet. They can be very high-level, such as decrease costs. They can also be very specific, such as decrease IT development costs with 10 % within one year."

Kirjassa käsitellään myös organisaatiokulttuuria ja sitä, että insinöörimäinen ajattelu, joka on kokonaisarkkitehtuurin lähtökohtana, ei ole ainoa tapa hahmottaa organisaation ja sen kulttuurin kehittämistä ja muutosta. Tässä yhteydessä kirjoittajat puhuvat eri "värisistä" ajattelumalleista, mistä esimerkkinä vihreä ja valkea ajattelumalli:

Greenprint thinking is based on the idea that people change when they are motivated, and one enables them to learn and increase their leaming abilities. In this mindset changing is very close to learning, and the end-result is strongly dependent on the ability to learn.

Whiteprint thinking is based is on the fact that things also change by themselves, and that change is a permanent process. This process can be controlled by taking away obstacles, critically observe, interpret what is going on and focus on meaning. Meaning, motivation and will of individuals and groups prevail.

Kuten sanottu, kirja on melko teoreettinen, ja koska kokonaisarkkitehtuuri on mallien ja soveltamistapojen osalta hyvinkin hajanainen alue, ei kirjasta sinänsä ole käsikirjaksi tai yleispäteväksi analyysiksi kokonaisarkkitehtuurimenetelmän käytöstä. Kiinnostavia näkökulmia se joka tapauksessa tarjoaa.

KARTTURI – korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurin menetelmäopas

Mitä se kokonaisarkkitehtuuri oikein tarkoittaa? No, tässä on opas joka kertoo kaiken olennaisen, ja vieläpä melko tiiviissä muodossa: KARTTURI – korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurin menetelmäopas: Toiminnan ja tietohallinnon kokonaisvaltainen kehittäminen (CSC, 2011; ISBN 9789525520-42-2).

Oppaan esipuheessa kerrotaan, mistä kokonaisarkkitehtuurista on kyse: suunnittelumenetelmästä, joka auttaa kehitettäessä palveluja toiminta- ja asiakaslähtöisesti, olkoon sitten kyseessä opetus tai tutkimus. Näin toimintaa voidaan johtaa paremmin: prosessit toimimaan ja laatu paremmaksi. Korkeakoulujen lisäksi opas soveltuu hyvin myös muihin julkishallinnon organisaatioihin.

Entä mitä kokonaisarkkitehtuurilla, tällä suunnittelumenetelmällä, siis käytännössä tarkoitetaan? Kyseessä on kaksi eri asiaa: ”Kokonaisarkkitehtuuri on toisaalta dokumentoitu kokonaiskuvaus organisaation nyky- ja tavoitetilasta. Toiseksi se on keino johtaa ja toteuttaa hallittuja, suunniteltuja muutoksia siirryttäessä nykytilasta kohti tavoitetilaa.”

Tästä käy siis ilmi, että menetelmä on paitsi mainio suunnittelemisen apuväline myös kokonaisvaltainen tapa johtaa palvelujen kehittämistä. Ja olennainen oivallus tässä on se, että tavoiteltava tieto- ja teknologiaympäristö pitää sovittaa hallitusti ja systemaattisesti substanssitoiminnan strategisiin ja operatiivisiin tarpeisiin.

Siis menetelmä pyrkii estämään sen, että mennään IT-hankkeisiin järjestelmä edellä ja vasta myöhemmin mietitään, mitä järjestelmällä olikaan tarkoitus saada aikaan.

KARTTURI-opas on perusteellinen, mutta siitä huolimatta ei siinä kyetä kaikkia suunnittelemisen yksityiskohtia kuvamaan, esimerkiksi tapoja kuvata graafisesti monimutkaisia kokonaisuuksia. Mutta alkuun tällä pääsee kyllä. Ja ennen kaikkea opas auttaa välttämään pyörän keksimistä uudestaan.

Esimerkiksi käsitteistöstä kerrotaan, että pitää hyödyntää kansallisen sanastotyön määrityksiä ja JHS 175 -suosituksen linjauksia ja että käsitemällit pitää sovittaa jo aiemmin tehtyihin käsitemäärityksiin.

Hatunnosto KARTTURI-kirjan tekijöille, tämä on todella tarpeellinen käsikirja.

Missä mennään, kokonaisarkkitehtuuri?

Olin tänään Vantaan Tikkurilassa seminaarissa, jossa pohdimme korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurityön tilannetta. Kyseessä oli KA-pilotin päätösseminaari. Pyrimme saamaan selville, mitä kokonaisarkkitehtuuri merkitsee korkeakouluille, jos ylipäänsä jotain merkitsee.

Ja kyllähän kokonaisarkkitehtuuri hyväksi nähtiin, jopa ainoana tienä eteenpäin, vaikka ilman "tuskaa ja kyyneleitä" ei tuloksia myöskään ole saavutettu eikä saavuteta.

Keskeiseksi teemaksi korkeakoulun johdon kannalta nousi tiedon pohjalta johtaminen. Kun tiedetään enemmän siitä, missä mennään, parantuu myös joustavuus ja kyky ottaa harkittuja riskejä. Jos toimitaan vanhaan tyyliin, ad hoc -pohjalta, otetaan yleensä varman päälle, eikä silloinkaan aina tiedetä miten asiat oikeasti ovat.

Esille nousi toive, "että meillä olisi edes jotain annettavaa seuraaville opiskelijasukupolville", jotka ovat tottuneita netin ja median hyödyntämiseen ja vaativat myös käyttöönsä uusia, dynaamisia järjestelmiä. Ja tämä taas edellyttää sitä, että organisaatiota pitää pystyä kehittämään dynaamisesti, jotta voidaan vastata kehityksen haasteisiin.

Kolme toistensa päälle osittain limittäin menevää aluetta nähtiin olennaisina ymmärtää: toiminnanohjaus, laatu ja kokonaisarkkitehtuuri. Näillä on paljon yhtymäkohtia, ja hyvässä lykyssä näitä asioita kehitetään tiiviisti toisiinsa kytkettyinä. Täytyy ymmärtää ihmisten tarpeet, lähteä liikkeelle asiakkaista: auttaako tämä sitä tehtävää jota ollaan toteuttamassa? "Kohti parempaa elämää", kuului eräs repliikki.

Keskustelussa viitattiin esimerkkeihin yhteistyön voimasta ja uusista mahdollisuuksista. Havainnollistukseksi sopii kirjastojen yhteistyö, joka mahdollistaa aineistojen ristiin lainauksen, mistä on hurjasti hyötyä asiakkaille, jotka näkevät kaikki aineistot "yhdellä ruudulla". Ja verkko-opetus on toinen alue, jossa vain yhteistyöllä päästään eteenpäin; tosin harva taho on verkko-opetuksessa tähän mennessä onnistunut.

Kokonaisarkkitehtuuri auttaa muutoksen johtamisessa, mutta samalla se työ ryhtiä arkiseen puurtamiseen: tuliko kaikki näkökulmat varmasti huomioitua, oliko tämä se suunta johon päätettiin mennä? Tavoitteita pitää olla, myös lyhyellä tähtäimellä: "kahdessa kuukaudessa pitää tapahtua jotain hyvää".

Korkeakoulujen toiminnan kehittäminen ei ole helppoa, kun koko ajan pitää toimia, ei voi pysäyttää tekemistä. Mutta vähitellen päästään eteenpäin, osa-alue kerrallaan, vaikkapa henkilöstöhallinto, opiskelijoiden liikkuvuus, TKI-toiminta ja niin edelleen.

Seminaari oli mainio tilaisuus, ja parasta oli että ihmiset keskustelivat toistensa kanssa. Tässä ei vain esitetty kalvoja vaan puhuttiin yhteisestä kokemuksesta, suoraan ihmiseltä ihmiselle. Hienoa!

Suoraa puhetta julkisen sektorin tietotekniikasta

Kauppalehti myllytti julkisen sektorin tietotekniikan kehittämistä 18.10.2010 otsikolla "VTV tyrmää uuden IT-palvelukeskuksen". Jarno Salovuoren kirjoittamassa artikkelissa viitataan Valtiontalouden tarkastusviraston (VTV) Timo Voutilaiseen, joka hämmästelee julkisen hallinnon it-palvelukeskuksen (JIP) perustamista.

Voutilainen pitää palvelukeskusta täysin turhana: "Meillä on valtion it-palvelukeskus, jonka toimintaa voidaan laajentaa. Olemassa oleva laki mahdollistaa VIPin palveluiden tarjoamisen kunnille."

Voutilaisen mukaan on mahdotonta, että uusi keskus pyörisi alusta lähtien tulorahoituksella, koska myytäviä tuotteita tai asiakasverkostoa ei ole, ja samoilla apajilla kalastelevat VIP ja KPK ICT. Lisäksi ministeriöillä, virastoilla ja kunnilla on kymmeniä omia palvelukeskuksia. Voutilanen toteaa: "Jos JIP toimii tulorahoituksella, se ei pysty toimimaan strategisena ohjaajana."

Tässä Voutilanen viittaa Valtion tietokonekeskuksen ajan pakko-ostoihin ja pakkotuottamiseen, joka oli huono malli mutta johon ollaan jälleen menossa. Heikkoudet näkyvät: "Ensin Hasel kilpailuttaa it-toimittajat, sitten VIP tekee minikilpailutuksia. Kaksi toimijaa vetää provikat välistä, sen sijaan että asiakkaat eli virastot ostaisivat palvelut suoraan."

Myöskään päällekkäisyyksistä ei ole päästy eroon, esimerkkinä kansalaisen asiointitila, joka lanseerataan joulukuussa. Ratkaisu ei juuri eroa tavallisesta sähköpostiohjelmasta ja sitä voi verrata Itellan Netposti-palveluun. Valtio rahoittaa saman palvelun kahteen kertaan.

Voutilainen jatkaa: "Vastaava on tapahtunut rekrytointipalveluissa. Valtiolle.fi-palvelussa on oma rekrytointialustansa, työhallinnon mol.fi:ssä omansa ja viimeisimpänä on valtion rahoilla maksettu kuntarekry.fi."

Vaikka päällekkäisyyksiä halutaan välttää, käytäntö osoittaa toista.

Voutilaisen mukaan päällekäisyyksien purkamisessa pitäisi lähteä rakenteista ja prosesseista. Esimerkiksi rekisteriviranomaisten yhdistämistä olisi syytä pohtia. Nyt rahaa palaa ylisuureen byrokratiaan.

Voutilainen pitää uudistuksia oikean suuntaisina, mutta toteutus ontuu: "Toimeenpanon malli puuttuu kokonaan, silmänlumeilla annetaan vaikutelma, että jotain tapahtuu." Esimerkki tästä on tietohallintolaki: "Ratkaisu ei ole itse laki vaan sen toimeenpano. Lakiteksti edellyttää valtiovarainministeriöltä todella paljon työtä, eikä siihen ole resursseja."

Voutilaisen mukaan tarvitaan tietohallintovirasto, jolla olisi it-ammattijohto: "Se huolehtisi alempitasoisesta sääntelystä samalla tavalla kuin viestintävirasto tekee. Toimiva malli on olemassa."

Jutussa pohditaan myös kokonaisarkkitehtuurin hyödyntämistä. Haastateltavana on Teppo Sulonen Sitrasta: "Kokonaiskustannuksia pystytään kyllä alentamaan tietohallinnon ja -järjestelmien avulla, mutta se ei riitä alkuunkaan. Pitää muuttaa prosessia ja toimintamallia, se on päätavoitteemme."

Arkkitehtuuriajattelun osaajia on harvassa, joten työtä tulee riittämään lähivuosina. VTV on arvioinut että kokonaisarkkitehtuuriin liittyvä konsultointi maksaa julkishallinnolle vähintään 50 miljoonaa euroa.

Mitä oikein on kokonaisarkkitehtuuri?

Kokonaisarkkitehtuuri (Enterprise Architecture) pyrkii siihen, että tieto kulkee kitkattomasti oikeita polkuja oikeaan aikaan oikeille henkilöille. Parhaassa tapauksessa tieto ehkä jalostuukin matkalla.

Kokonaisarkkitehtuurilla ei tarkoiteta vain yhteensopivia tietoteknisiä järjestelmiä vaan myös sitä, että järjestelmiä käyttävien ihmisten toimintatavat ovat yhteensopivia. Toisin sanoen on sovittu yhteistä toimintatavoista ja osataan hyödyntää järjestelmiä sujuvasti.

* * *

Parhaimmillaan kokonaisarkkitehtuuri kaventaa toiminnan ja teknisen kehittämisen välistä kuilua. Pyörää ei keksitä uudestaan, sisäiset järjestelmät toimivat keskenään, ja tiedetään miten toiminta tulee kehittymään.

IT-ympäristön kehittäminen on haastavaa useimmille organisaatioille. Kokonaisarkkitehtuurin kaltainen suunnittelukehys, vaikka vain hyvin karkealla tasolla hahmoteltuna, parantaa toiminnan suunnitelmallisuutta. Kun kehitämme uutta teknologiaa, on hyvä tietää miten sitä tullaan käyttämään palveluiden tuottamisessa.

Kuten korkean abstraktiotason asioissa yleensäkin, kokonaisarkkitehtuuriin löytyy paljon näkökulmia. Homma ei ole mikään läpihuutojuttu. Moni kompastuskivi löytyy käsikirjoista ja konsulttien esityksistä vain rivien välistä lukemalla - tai sitten asiaa itse käytännössä tekemällä ja haastattelemalla konkareita.

* * *

Suomessa kokonaisarkkitehtuuri löi käsitteenä läpi viimeistään siinä vaiheessa, kun ValtIT-hanke perustettiin. Hankkeen esittelysivuilla todetaan: "... tavoitteena on luoda kokonaisarkkitehtuuri toiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisen ohjausvälineeksi kaikilla valtionhallinnon tasoilla. Lisäksi tavoitteena on suunnitella ja ottaa käyttöön toimintamalli arkkitehtuurin ylläpitämiseksi ja arkkitehtuurikuvausten hyödyntämiseksi kehityshankkeiden ohjauksessa ja järjestelmien suunnittelussa ja toteutuksessa."

Melkoista byrokratiatekstiä. Mutta taustalla on aiheellinen huoli julkishallinnon tietoteknisten ratkaisujen kestävyydestä ja tehokkuudesta. Erityisen olennainen on huoli yhteentoimivuudesta, jonka ei voi sanoa oleva hyvällä tolalla. Vain kehittämällä toistensa kanssa yhteensopivia ratkaisuja voi valtionhallinnon tietotekniikan katsoa olevan kestävällä pohjalla.

* * *

Kokonaisarkkitehtuuri kytkeytyy työn organisointiin kaikilla tasoilla strategisesta suunnittelusta päivittäiseen työhön. Karkeimmalla abstraktiotasolla täytyy päättää, mitä yritys tietotekniikalla haluaa saada aikaan. Tätä IT-johtamisen tasoa tukevat kokonaisarkkitehtuuri (EA, Enterprise Architecture) ja palvelutuotanto (ITSM, IT Service Management).

Ylimmällä IT-johtamisen tasolla (IT Governance) määritetään organisaation rakenne sekä prosessit joilla vaihdetaan tietoa eri toiminnoista ja järjestelmistä. Alimmalla tasolla kehitetään ja tuotetaan palveluja, johon liittyy sovellusten, tiedon ja infrastruktuurin hallinta.

* * *

Netistä löytyy runsain mitoin materiaalia kokonaisarkkitehtuuriin liittyen. TOGAF-standardi on yksi tapa hallita asiaa, mutta vähänkin pienemmällä organisaatiolle täydessä laajuudessaan ylimitoitettu toimintamalli.

Vuodelta 2001 peräisin oleva A Practical Guide to Federal Enterprise Architecture (CIO Council) on tiivis esitys aiheeseen. Rivien välistä on luettavissa myös tiukkapipoisen kokonaisarkkitehtuurin potentiaalinen ongelma: kangistuminen kaavoihin niin että unohdetaan asiakkaat ja kehitystarpeet.

Ketterästä EA-toimintamallista löytyy näkökulma dokumentista Agile Enterprise Architecture. Ketterässä lähestymistavassa korostetaan iteratiivisuutta, käytännön toimiin tarttumista ja ihmisiin keskittymistä - juuri niitä asioita jotka perinteisessä kokonaisarkkitehtuurissa ovat kompastuskiviä.