Onnistunut tietojärjestelmäprojekti

Julkaisin 11.1.2011 kirja-arvion teoksesta Miksi tietojärjestelmäprojekti epäonnistuu? - Tositarinoita tuhon teiltä ja onnistumisen siemeniä. Tuskastuin jonkin verran kirjan varoitteluihin ja totesin: "Kannattaako tämmöistä epäonnistumisten kavalkadia sitten lukea?"

Reino Myllymäki et al. ovat kirjoittaneet jatko-osan kirjalleen, ja otsikkona on nyt paljon optimistisempi Onnistunut tietojärjestelmäprojekti - Osa 1: Neuvoja tietojärjestelmää hankkivalle (Reino Myllymäki et al.; CxO Mentor Oy, 2011).

Kirjan esipuheessa viitataan kirja-arviooni: "Tämän kirjan kirjoittamisen laukaisimena toimi ansiokas ja rakentava arvostelu." Kiitokset kiitoksista, ja kiitos myös kirjan arviointikappaleesta.

Näytin tätä uutta kirjaa kollegalle, josko hän olisi ollut siitä kiinnostunut, mutta hän sanoi lakonisesti: "En usko sellaiseen, ei tietojärjestelmäprojekti voi onnistua."

Mutta voisiko kuitenkin onnistua, edes joskus?

Kirjassa annetaan myös varoituksia, tosin aiempaa teosta positiivisemmassa valossa. Pidin sivulta 13 alkavasta listasta, jossa kerrottiin yleisimmistä syistä ongelmiin. Merkittävimmät löytyvät projektin valmisteluvaiheesta: "arkkitehtuurikysymykset 55 %, strategialinkki, projektin laajuus ja tavoitteet, 48 %, prosessit 43 %."

Jep, näin se juuri on. Kuinka usein tiedetään, mitä oikeastaan ollaan tekemässä ja mistä syistä?

Entä mitä sitten kun ongelmiin törmätään?

Kirjoittajat viittaavat Jared Diamondin neljän kohdan listaan syistä yhteiskunnan tuhoutumiseen: 1. ongelmia ei osata odottaa, 2. ongelmia ei havaita, 3. ongelma havaitaan mutta sitä ei tunnusteta tai sen ratkaisemisesta ei päästä yksimielisyyteen, 4. ongelma päätetään ratkaista mutta ratkaisukeinot osoittautuvat tehottomiksi.

Aivan niin: samat syyt jotka ovat kaataneet kokonaisia yhteiskuntia voivat kaataa myös tietojärjestelmäprojekteja.

Tässä yhteydessä voisi ehkä nostaa esiin myös Jim Collinsin kirjan Parhaasta pohjalle - vai vahvana eteenpäin? (Talentum, 2010), joka analysoi yrityksiä viisivaiheisen kriisiytymismallin mukaan:

• 1. menestyksen synnyttämä ylimielisyys
  
• 2. pidäkkeetön kasvun tavoittelu
  
• 3. riskien ja vaarojen kieltäminen
  
• 4. hätäinen pelastuksen etsiminen
  
• 5. tuholle ja pientoimijaksi antautuminen.
  

Sopisiko tietojärjestelmäprojekteihin myös tällainen kehityskulku epäonnistumisen selittäjäksi?

Kohdassa "Kehityshankkeen lähtökohdat" lähdetään liikeelle juuri oikeasta asiasta: "Onhan projektille aito liiketoimintatarve?" Harmittavan usein liikkeelle lähdetään juuri väärästä päästä, esimerkiksi vanhentuvasta tekniikasta johon syystä tai toisesta ollaan tyytymättömiä. Mutta onko syytä tehdä iso uudistus, vai ketterä parannus niihin asioihin joista on eniten hyötyä liiketominnalle?

Kirjan paras osa oli mielestäni se, jossa rautalangasta väännettiin esimerkki liiketoimintaan liittyvästä hyödystä (taulukko 2 sivulla 56). Useinhan projektin liiketoimintahyödyissä ei huomioida ollenkaan sitä, että mahdollinen parannus pitää jakaa useamman eri projektin kesken - yksi projekti ei koko hyötyä yleensä voi tuottaa.

Samaten pitää huomioida hyödyn todennäköisyys - 100 % todennäköisyys on varmasti teoreettinen yläraja. Kun jyvitetty parannus ja todennäköisyys kerrotaan keskenään, aletaan lähestyä jotakuinkin järkeviä lukuarvoja.

Kirjoittajat analysoivat ansiokkaasti myös sopimuksen reiluutta, sen pitää olla kaikille osapuolille tasapuolinen ja kohtuullinen, sellainen joka kannustaa pitkäaikaiseen yhteistyöhön: "Yhteistyön lähtökohtana on molempien osapuolten toisiaan kohtaan tuntema ja osoittama kunnioitus erityisesti oman alansa asiantuntijana."

Ja aina voi kysyä - vaikkei saisikaan vastausta - muun muassa parasta ajankohtaa ostaa käyttäjälisenssit tai sitä miten myyjän bonukset muodostuvat.

Entä miten toimittajaa tulee hallita? Kirjoittajat esittävät kolmitasoisen mallin, joka on hyvä: a) operatiivinen taso, b) taktinen taso, c) strateginen taso. Ja joka tapauksessa on heti alusta alkaen syytä käyttää samaa menettelyä joka tulisi vastaan projektin jäätyä taakse ja ylläpitovaiheen alkaessa.

Yhteenveto: Kuten edellä kuvatusta käy ilmi, pidin tästä kirjasta. Milloin osa 2 mahtaa ilmestyä?