Kokousten seitsemän kuolemansyntiä - Paranna palavereitasi

Reetta Koski ja Katleena Kortesuo ovat kirjoittaneet ytimekkään kirjan niille, joita tehottomat kokoukset riivaavat ja jotka haluaisivat päästä parempaan: Kokousten seitsemän kuolemansyntiä - Paranna palavereitasi (Talentum, 2012; ISBN 978-952-14-1715-3). Parasta kirjassa on käytännönläheisyys ja se, että siinä ei hirveästi haeta syyllisiä vaan yritetään löytää ratkaisuja.

Kirjan alussa oli yhden lauseen tiivistys, joka pysäytti miettimään, mistä huonoissa kokouksissa loppujen lopuksi on kyse: ”Kokoukset tekevät surkeasta vuorovaikutuksesta näkyvää.” Tätä voisi pohtia pitempäänkin, mutta oivallus on hieno: voiko huonoista kokouksista päästä eroon ilman että koko toimintakulttuuri muuttuu? Ja toisin päin: parantamalla kokouksia voi ehkä muuttaa koko kulttuuria?

Näyttää siltä, että termi ”fasilitointi” on muotia, sillä luin samaan aikaan Piritta Kantojärven kirjaa Fasilitointi luo uutta, ja tässä kirjassa taas puhutaan fasilitoinnista kokouksen järjestäjän näkökulmasta: ”Fasilitoinnilla tarkoitetaan organisatorisissa ja liiketoiminnallisissa yhteyksissä onnistuneiden ryhmäprosessien suunnittelua ja toteutusta.” Tuo oli vähän kimurantisti sanottu, mutta käytännössä tämä tarkoittaa keinoja joilla ihmiset saavat yhdessä tuloksia aikaan.

Mielenkiintoista oli myös pohdinta ns. metatyön määrän lisääntymisestä. Esimerkiksi lääkäreiden työstä sanotaan yhä isomman osan kuluvan kaikenlaiseen raportointiin ja kirjaamiseen potilastyön sijasta. Mielenkiintoinen väite, joka pitänee paikkansa, mutta olisi toisaalta mukava tietää onko tätä asiaa tutkittu ja miltä tilanne näyttää samantapaisilla aloilla yleensäkin.

Entä sitten ”dia siellä, vetelä täällä”, siis kymmenien diojen PowerPoint-esitykset jotka vievät ihmisen huomion ”kännykkään ja kokouspullaan”. Esitysmateriaali on syytä pitää irrallaan tausta- ja lisämateriaalista: ”Jos taas 60-sivuinen raportti on niin tuhtia tavaraa, että se on pakko näyttää kokonaan, niin eikö säästyisi aikaa jos lähettäisit raportin luettavaksi ennen kokousta ja sitten kokoukseen tultaisiin keskustelemaan sen pohjalta?”

Tunteistakin puhutaan, ja aiheesta. Vihamielisyyteen liittyen tarjotaan hieno oivallus: ”Tärkeintä on muistaa, että jokainen vastaa omista tunteistaan. Jos toinen on aggressiivinen, älä lähde mukaan. […] Sinulla on oikeus valita oma mielentilasi.”

Oikein mainio kirja, ja vaikka useimmat kirjan asiat ovat sellaisia jotka tuntuvat ilmiselviltä, näille ohjeille on selvästi tarvetta. Jospa jo ensi viikolla kokoukset alkaisivat sujua…