Toimi heti - Lopeta lykkääminen

Kerry Gleeson on kirjoittanut mainion kirjan tehokkaista työskentelytavoista: Toimi heti - Lopeta lykkääminen (WSOY, 2000).

Miksi työssä ei tule tulosta? Gleesonin mukaan siksi, että aniharva meistä on saanut minkäänlaista työteho-opetusta: "Varsinkin henkisen työn tekijöiltä puuttuu liian usein organisointikyky. He osaavat kyllä suunnitella komean talon, luoda nerokkaan mainoksen tai neuvotella hyvät kaupat mutta eivät pysty ohjelmoimaan työviikkoaan eivätkä suoriudu odottamattomista keskeytyksistä, puhumattakaan yllättävistä haasteista."

Kirjassa on roppakaupalla konkretiaa: toimi näin. Tässä pari esimerkkiä:

• Otat tavaksesi jakaa asiat kahteen ryhmään: tärkeisiin ja joutaviin. Jos asia on tärkeä, hoidat sen heti. Ellei asia ole tärkeä, unohdat sen.
  
• Käytät tehtävien loppuun saattamisessa yhtä paljon kekseliäisyyttä kuin niiden siirtämisessä tuonnemmaksi.
  

Siis näin: "Soita Marjalle. Vastaa sähköpostiviestiin heti. Kirjoita vastaus asiakkaalle, jolta olet saanut valituskirjeen. […] Puhu pomolle ongelmasta. Toimi heti. Tulet yllättymään, kuinka vähällä vaivalla pääset ja kuinka hyvältä sinusta tuntuu, kun olet hoitanut asian."

Mutta käytäntö on vaikeaa, vanhoista lykkäämisen tavoista ei pääse helposti irti: "Ongelma on siinä, että ihmiset luulevat noudattavansa periaatetta vaikkeivät niin teekään." Siis: kun törmäät johonkin asiaa ensimmäisen kerran, hoida se heti.

Gleeson neuvoo: "Käytä kekseliäisyytesi tehtävän loppuun suorittamiseen, älä sen siirtämiseen. Marja on siis lomalla. Kuka muu tuntee asian? […] Keneltä voit saada tarvitsemasi tiedot? Kenelle Marja on saattanut delegoida tehtävän? Olisiko kuitenkin mahdollista hoitaa asia ennen maanantaita?"

Erinomainen teos, ja vaikka sen ilmestymisestä on aikaa, toimivat opit hyvin myös nykyisessä nettimaailmassa - ehkä jopa paremmin kuin ennen nettiä, somea ja mitä niitä nyt onkaan.