Ketterän organisaation IT

Hannu Salmela et al. ovat kirjoittaneet mainion kirjan Ketterän organisaation IT (Talentum, 2010). Kyse on siitä, miten yritys pystyy uudistamaan liiketoimintaansa koko ajan mullistuksia tuottavassa toimintaympäristössä. Ja jos IT:llä on tässä jokin roolin, miten IT-palvelutoimintaa tulisi johtaa yrityksissä.

Teos on suunnattu IT:tä liiketoiminnassaan hyödyntäville yrityksille, ei IT-palvelujen tarjoajille, vaikka näillekin kirjassa on paljon tarjottavaa. (Ja joskus suutarin lapsella ei ole kenkiä...) Kirjassa kuitenkin viitataan siihen, miten IT-palvelujen tarjoajat ovat joutuneet sopeuttamaan omaa tarjontaansa ja toimintamalliaan uuteen tilanteeseen, jossa ketteryys on kilpailuvaltti:

Providers of IT services can no longer afford to focus on technology and their internal organization, they now have to consider the quality of the services they provide and focus on the relationship with customers.

Ja kyllä, tässä suomenkielisessä teoksessa on lainauksia ja kaavakuvia englanniksi. Yllä oleva on teoksesta van Bon, J. (ed.) 2002. Samaan tapaan esimerkiksi ITIL-kirjaston sisältämä määritelmä IT-palvelulle on annettu kirjassa alkuperäisenä eli englanniksi.

Liiketoiminnan vaatimien uudistusten toteuttaminen ei ole helppoa. Kirjoittajat toteavat:

Mikäli valmiudet ja vakiintuneet yhteiset käytännöt puuttuvat, liiketoiminnan uudistukset kaatuvat hitaisiin projekteihin, epäluotettaviin järjestelmiin ja vääriin työ- ja käyttötapoihin. Ketterän organisaation IT:n avainhenkilöitä ovat kokeneet liiketoiminnan ammattilaiset, jotka osaavat ohjata toimintaa tukevien IT-palvelujen kehittämistä ja käyttöä. Jos heitä ei ole, valta IT-palveluiden kehittämisessä valuu IT-asiantuntijoille, joiden osaaminen on ensisijaisesti tekniikassa, ei liiketoiminnan uudistamisessa.

Kirjoittajat esittävät katsausluontoisesti IT-toimintojen kehittämiseen, arviointiin ja ohjaamiseen käytettyjä malleja, kuten esimerkiksi ITIL, Cobit, CMM ja ISO 20000. Paljon sivuja ei tähän haaskata, mutta oleelliset seikat käydään havainnollisesti läpi.

Mutta mitä sitten on liiketoiminnan ketteryys ja milloin sitä tarvitaan? Kirjoittajat esittävät seuraavan määritelmän:

Organisatorinen kyvykkyys, joka mahdollistaa menestymisen muuttuvassa toimintaympäristössä.

Lisäksi he toteavat, että liiketoiminnan ketteryyttä tarvitaan sellaisilla toimialoilla, joissa toimintaympäristön muutos on nopeaa ja muutoksen luonne on melko monimutkainen. Varsin selkeää!

Tähän liittyen kirjoittajat esittävät seuraavan määritelmän IT-palvelujohtamisen ketteryydelle:

– – taito integroida, rakentaa ja uudelleen yhdistellä liiketoiminnan ja IT:n valmiuksia (sekä sisäisiä että ulkoisia) ja näin vastata toimintaympäristössä tapahtuviin nopeisiin muutoksiin.

Tämä on hyvä lähtökohta, sillä siinä linjataan vahvasti IT:n ja liiketoiminnan yhteisten kyvykkyyksien merkitys. Kirjoittajat toteavat tästä vielä seuraavaa: "ketteryys liiketoiminnan uudistuksissa edellyttää sekä liiketoiminnan että IT:n ammattilaisilta valmiuksia ja yhteisiä käytäntöjä". Siis ei joko-tai vaan sekä-että.

Kirjoittajat esittävät suuren määrän ehdotuksia siitä, miten asiat tulisi organisoida sisäisesti (toki huomioiden yritysten väliset erot), muun muassa osaamiseen, prosesseihin, organisaatiorakenteeseen, hankkeiden hallinnointiin jne. liittyvinä suorituksina. Tosin käytännössä ei ole välttämättä ollenkaan itsestään selvää, miten suositusten toteuttaminen parhaiten onnistuu.

Ohjenuorana on, että liiketoimintayksiköiden osaamista tulee hyödyntää mahdollisimman paljon, ja liiketoimintayksiköille tulisi myös antaa paljon vastuuta IT-ratkaisujen kehittämisestä ja kehittämistyön ohjaamisesta.

IT-ulkoistamisen yhteydessä kirjoittajat esittävät kolmitasoisen kypsyysmallin, jossa mennään kustannusvaiheesta resurssivaiheeseen ja lopulta (vuosien päästä) kumppanuusvaiheeseen. Viimeksi mainitusta todetaan: "Keskeiseksi tavoitteeksi nousee kaikkien sidosryhmien ja osapuolten yhteinen etu. Pitkäkestoinen yhteistyö luo mahdollisuuden ymmärtää kulttuurisia tekijöitä kuten normeja ja arvoja, joiden avulla osapuolten yhteistyötä pystytään kehittämään yhä paremmaksi. Yhteisten arvojen ja normien tietoinen käsittely ja kehittämine nousevat yhä tärkeämmälle sijalle palvelusuhteen kypsyessä."

Mutta miten voi päästä kumppanuusvaiheeseen IT-toimittajan kanssa ja milloin se on tarpeellista? Perustietotekniikassa voi hyvin toimia kustannusvaiheen keinoin, mutta ketterälle liiketoiminnalle tämä ei riitä: "kaikki toimii mutta mikään ei järjesty".

Tarvitaan uudenlaisia yhteistyö- ja vuorovaikutuskäytäntöjä, mutta näiden rakentaminen ei ole mikään yksinkertainen juttu: "Kumppanuustoiminnan onnistuminen kumpuaa uskosta yhteisten etujen löytymiseen kumppaneiden välillä, luottamuksesta toisen osapuolen tarkoitusperiin sekä sitkeydestä kehittää yhteistyötä pitkäjänteisesti. Kyse on monessa tapauksessa merkittävästä kulttuurillisesta muutoksesta organisaatiossa."

Koska jokainen organisaatio on erilainen, kirjoittajat eivät anna yleispäteviä neuvoja ketteryyden kasvattamiseen ja kumppanuuksien rakentamiseen. Sen sijaan he tarjoavat varsin käyttökelpoisen työkalupakin, jonka avulla IT-palvelujohtamisen ketteryyttä voi katselmoida, rakentaa ja valmentaa.

Yhteenveto: Erinomainen (ja lyhyt) teos IT-palvelujohtamisen haasteista ja parantamisen mahdollisuuksista. Sopii sekä sisäisten IT-palvelujen kehittämisestä (tai IT-ulkoistuksesta) kiinnostuneille yrityksille että IT-palvelualan yrityksille jotka haluavat rakentaa kumppanuutta asiakkaidensa kanssa.