Asiasta on kirjoitettu paljon, ja omasta mielestäni varsin paljon turhaa tekstiä, joten ennakko-odotuksia ei erityisemmin ollut. IT:n hyödyt (ja usein haitat) bisnekselle on ikuisuusasia, jossa viisastenkiveä ei tunnu löytyvän koskaan, vaikka uusia ratkaisuja yritetään myydä kaikin keinoin.
Kirjoittajalla on ilmiselvästi paljon kokemusta eri tyyppisten IT-järjestelmien käyttöönotosta, olkoon kyseessä niin laajamittainen ERP kuin fokusoitu tuotannonohjausjärjestelmä. Esimerkkejä riittää, eikä Tiirikainen jätä mainitsematta, että IT-hankkeet useimmiten epäonnistuvat: kustannukset ja aikataulu tuplaantuvat ja hyödyt puolittuvat, ja tämä vain niissä hankkeissa jotka sattuvat jotenkuten valmistumaan.
Tiirikainen kuvaa hyvin yritysten (yleensä suuryritysten) tarpeisiin kehitetyt yleisimmät IT-järjestelmät, sen mikä on kunkin keskeinen tavoite. Se ehkä jää mainitsematta, että usein näitä nimenomaisia järjestelmiä, olkoon kyse sitten ERP:stä tai CRM:stä, ostetaan (ja varsinkin myydään) tarkoituksiin joihin ne eivät erityisen hyvin sovi.
Eikä organisaatio välttämättä ole edes mieltänyt, mitkä ovat organisaation toiminnan kannalta keskeiset tietojärjestelmät. Kriittistä operatiivistä järjestelmää ei ole kahdennettu kun taas ei-niin-erityisen-kriittinen ERP saattaa istua raskaassa, vikasietoisessa ja erittäin kalliissa laiteinfrastruktuurissa.
Tiirikainen tuo esille runsaasti käytännön esimerkkejä, osa julkisuudessa paljon olleita (kuten Kansallinen Terveysarkisto) ja osa itselleni aivan uusia, kirjoittajan omasta työhistoriasta peräisin olevia. Nämä esimerkit konkretisoivat kirjoittajan sanomaa erinomaisella tavalla, tuoden esille näkökulmia ja vivahteita joita abstraktit toimintaperiaatteet eivät voi suoraan hahmottaa.
Kirjoittajalla on paljon sanottavaa esimerkiksi ERP-järjestelmistä. Yksi itselleni mielenkiintoinen (ja hyvinkin itsestään selvä asia näin jälkikäteen ajatellen) on se tosiasia, että monille eri tyyppisille yrityksille myytävät järjestelmät ovat pakostakin huomattavan monimutkaisia ja sisältävät toiminnallisuuksia joista vain murto-osa on tarpeen yhdelle tietylle organisaatiolle: "ERP-ohjelmat voivat sisältää reilusti yli 10 000 asetusparametria, joilla valitaan itselle sopiva järjestelmän toimintatapa."
Monimutkaisuudesta johtuen järjestelmän käyttö voi olla huomattavan hankalaa - yhden tiedon syöttöruudun sijasta käyttäjälle annetaan puoli tusinaa erilaista, joissa kussakin syötetään yksi tai kaksi tietoa (loput kentät on poistettu käytöstä). Ja jos taas haluaa räätälöidä tiedon syöttöä organisaation kannalta optimaaliseksi, menetetään yhteensopivuus järjestelmään kokonaisuutena: seuraavan ohjelmistoversion muutosten myötä joudutaan räätälöinti kenties tekemään alusta uudelleen.
Toinen mielenkiintoinen aihepiiri Tiirikaisella on CRM-järjestelmät, joiden käyttöönotto usein takkuilee eikä ole harvinaista että järjestelmästä lopulta luovutaan:
Uusi myynnin tietojärjestelmä luodaan yleensä ajatuksella, että myyntiin on saatava yksittäisestä henkilöstä riippumaton, kaikkien käytettävissä oleva tietopohja koko yrityksen käyttöön. Jotta yhteinen tietopohja saataisiin, ihmiset velvoitetaan tallentamaan järjestelmään muistiot kaikista asiakkaisiin liittyneistä sähköposteista, puheluista ja tapaamisista. Ajatus on, että yhteisen tiedon avulla pystytään systemaattisesti tunnistamaan yhä uusia asiakastarpeita ja näin päästään tekemään lisää kauppaa.
Alkuun myyjät voivat tällaisesta innostua ja tallentavat ahkerasti muistioita järjestelmään oletuksena, että näin itsekin pääsee tekemään lisää kauppaa. Harva myyjä kuitenkaan tarvitsee tietojärjestelmää muistaakseen, mitä kenenkin kanssa on viimeksi sovittu - tai jos ei muistaisikaan, aina voi soittaa asiakkaalle. Vielä harvempi myyjä lueskelee huvikseen muiden kirjoittamia muistioita itselleen kuulumattomista asiakkaista.
Tarvittaisiin siis parempia käyttöjä tiedolle, ja tällaista oletetaan syntyvän analysoimalla tallennettu tieto. Mutta tekstimuotoisen tiedon analysointi on pohjimmiltaan erittäin hidasta työtä, suuren tekstimäärän varsinkin. Ilman tiukkaa ohjausta ja erikoistuneita henkilöitä analyysit jäävät tekemättä, tiedon tallentajat turhautuvat ja lopulta keksitään kiertoteitä hoitaa asiat muuten.
CRM-asiaan liittyen Tiirikainen kirjoittaa lauseen, jolla nähdäkseni on hyvin laajaa merkitystä tietojärjestelmien suunnittelun ja käyttöönoton näkökulmasta: "Jos uusi tietojärjestelmä lisää työtä, josta ei saa itselleen lisää ansiota tai muutakaan hyötyä, rapautuu järjestelmän käyttö entistä varmemmin."
Toinen yleinen huomio, jolla on laajaa merkitystä, on se ettei IT:n avulla saatavaa hyötyä seurata ja vaadita käyttöönottoprojektin jälkeen: "Hyötyjä ei ylipäätään tavoitella muussa vaiheessa kuin investointilaskelmia tehtäessä."
Tiirikainen esittää yksinkertaisen mutta nähdäkseni selkeän ja tehokkaan tavan hahmottaa tietojärjestelmien suunnittelua: bisnesmallikuvauksen, joka koostuu kahdesta osasta, asemoinnista arvoketjuun ja bisnesarkkitehtuurista.
Asemointi arvoketjussa koostuu kolmesta osa-alueesta: yhteistyö, varsinainen bisnes (toiminto) ja asiakkaat. Bisnesarkkitehtuuri puolestaan sisältää neljä osa-aluetta: prosessit, johtamisen ja taloudenpidon periaatteet, organisoinnin periaatteet ja IT-ratkaisut.
Itseltäni meni jonkin aikaa, ennen kuin Tiirikaisen idea selkeni, sillä tekstin ja kaavakuvien välillä on lievä hahmottamista haittaava kuilu, mutta pienen pohtimisen jälkeen asia hahmottui ja alkoi vaikuttaa hyvin järkevältä. Kaikki olennaiset asiat bisnesmallikuvauksessa voidaan periaatteessa kuvata yhdella kaavakuvalla tai PowerPoint-kalvolla.
Yksinkertaista ja tehokasta! Kynnys lähteä keskustelmaan bisnesmallista saadaan näin riittävän alas, ja samalla saadaan erinomainen lähtökohta tarkemmalle suunnittelulle jos asian suhteen nähdään edellytyksiä etenemiseen.
Tiirikainen toteaa, että IT-järjestelmälle ei voi ratkaista johtamisen ongelmia. Ensin pitää korjata johtamisen ja prosessien käytännöt kuntoon, vasta sitten kannattaa lähteä hakemaan IT:n tuomaa kilpailuetua. Tiirikainen esittää viisi olennaista asiaa, jotka ratkaisevat onnistuuko IT-painotteinen bisnesmuutos vai ei:
- ymmärrä yhtenäisen tiedon merkitys
- hallitse sidosryhmät läpi muutoksen
- nimeä muutosta johtava ydinryhmä
- johta muutosta tinkimättömästi projektityön periaatteilla
- varmista bisneshyödyt läpi muutoksen.
Yhteenveto: Erinomainen teos, joka tarjoaa paljon mietittävää kenelle tahansa tietojärjestelmähankkeiden (tai yleensä johtamisen kanssa) pähkäileville. Joiltakin osin teksti ei aukea ensi lukemisella ja pientä petrausta olisi voinut olla "juonen jatkuvuudessa", mutta isompia vaikeuksia ymmärrettävyydessä ei ole. Teoksessa on myös hakemisto, joka tuli tarpeeseen yrittäessäni myöhemmin palata kirjan sisältämiin tietoihin - käsikirjanakin tätä voi siis käyttää.
Tekstit
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti