Hei haloo, kaikki ei ratkea tietojärjestelmällä

Bowkerin kirjassa Memory Practices in the Sciences kerrotaan siitä miten ennen ja jälkeen tietotekniikan keksimisen pyrittiin keräämään ja käyttämään tietoa päätöksenteon pohjana. Joskus oli vaikea löytää yksinkertainen ja helppo ratkaisu, kunnes ajauduttiin umpikujaan.

Esimerkki asioiden kirjaamisen merkityksestä ja ongelmista löytyy raitiovaunujen tulosta käyttöön. Jos oikein muistan, Bowker kertoo miten Uudessa Seelannissa yritettiin estää lippujen väärinkäyttöä (moni eri henkilö käytti samaa lippua) kirjaamalla lippuun tietoja henkilöstä reittämällä tehtyjen koodausten avulla: mies/nainen, lyhyt/pitkä, nuori/vanha.

Tällä tiellä ei oikein loppua löydy jos sille halutaan mennä. Sittemmin keksittiin laittaa lippuun aikaleima ja määrittää että lippu on voimassa tunnin tai kaksi leimasta lukien.

Kun asian oikein oivaltaa, ei useinkaan tarvita monimutkaisia järjestelyjä.

Maailma myös muuttuu ja samaten suhtautuminen asioihin. Bowker kertoo siitä, miten aikoinaan vankilajärjestelmässä hävitettiin ihmisen identiteetti kokonaan: lukumäärä riitti, tai sitten vankien numerointi - ihminen kutistettiin numeroon. Nykyisin vankien hoitoon kohdistuu monenlaisia informaatiotarpeita ja kehittämiskohteita, joten tämä rekisterinpitotapa ei enää riitä.

Pitää olla tietoa iästä, terveydentilasta, perhesuhteista, vankilahistoriasta, sopeutumisesta yhteiskuntaan ja niin edelleen. Eikä tämä ole sinänsä paha asia.

Kuitenkin tässäkin asiassa voidaan mennä liiallisuuksiin: kuvitellaan että informaatio-ohjaus automaattisesti johtaa parempaan toimintaan. Vieläkin vaarallisempi on harhakäsitys siitä, että vaikeatkin ongelmat voidaan ratkaista tietojärjestelmällä. Tästä ajattelutavasta indikoivat liikkeenjohdon muotisuuntaukset kuten "business intelligence" ja niin edelleen.

Hubbardin teoksessa How to Measure Anything pureudutaan asian toiseen puoleen: mittaamisen haasteisiin.

Lähtökohtaisesti ilmenee kahden tyyppisiä ongelmia. Toisaalta mitataan asioita joilla ei ole mitään merkitystä toiminnan ohjauksessa. Toisaalta jätetään mittaamatta kaikkein keskeisimpiä asioita - aineettomia asioita kuten vaikuttavuus ja osaaminen - vedoten siihen että mittaaminen on mahdotonta tai liian vaikeaa.

Hubbardilta löytyy lääkettä kumpaankin ongelmaan. Ensinnäkin jokaisen mittauksen osalta on mietittävä, mihin se vaikuttaa ja onko mittaamisen kustannus oikeassa suhteessa sen tuloksen merkitykseen organisaation ohjaamisessa. Toisaalta on olemassa yksinkertaisia ja tehokkaita keinoja mitata riittävällä luotettavuudella mitä tahansa asioita, olkoon ne kuinka aineettomia tahansa, kunhan vain pureudutaan kyseisen käsitteen tosiasialliseen merkitykseen organisaatiossa.

Eli mitä tästä kaikesta pohdiskelusta jää käteen? Ehkä se, että kun asiat miettii huolella läpi, useinkaan ei tarvita monimutkaisia prosesseja ja tiedonkeräystä.

Ja toisaalta kun jotakin tietojärjestelmää suunnitellaan, on hyvä pysähtyä peruskysymysten äärelle: Käytetäänkö järjestelmän tuottamaa informaatiota mihinkään oikeasti hyödylliseen? Voisiko koko järjestelmän tehdä yksinkertaisemmin ja tehokkaammin? Ja onko koko järjestelmä loppujen lopuksi edes tarpeen?