Väärinymmärrykset tekevät kokouksista onnistuneita?

Tätäkin siis tutkitaan! Salla Huttusen väitöskirja Problematic talk - The role of multiple understandings in project meetings on sekä hyvin kirjoitettu akateeminen teksti että harvinaisen kiinnostavaa luettavaa muutenkin. (Väitöskirja löytyy täältä.)

Koska kyseessä on väitöskirja, on sen lukeminen hiukan raskassoutuista, koska kirjoittajan rooliin kuuluu demonstroida oppineisuuttaan ja lähdekirjallisuuden tuntemustaan raskaan kaavan kautta. Mutta Huttunen onnistuu hyvin tasapainottamaan tekstin sujuvuutta ja sen akateemista pakollista painolastia, niin että muukin kuin vastaväittäjä voi olla tyytyväinen.

Mistä siis on kyse? Kokouksista, tai oikeastaan kokousten sarjasta, jossa organisaatio - tässä tutkitussa tapauksessa ohjelmankehitysprojekti - luo itseään, identiteettiään ja tekemisensä tavoitteita.

Huttunen määrittelee kokouksen seuraavasti: a preplanned act of gathering together for a limited period of time for the purpose of communication. Hän käy hyvin perusteellisesti läpi muita mahdollisia määritelmiä sekä näiden harmaita raja-alueita, esimerkiksi sitä voisiko käynti lääkärillä olla kokous edellä määritellyn määritelmän mukaisesti. (Ei - ja sitä paitsi lääkärillä käynti olisi "appointment", ei "meeting".)

Mutta tuo edellä oleva määritelmäasia on enemmänkin saivartelua, itse asia on se joka tässä kiinnostaa, eli se missä määrin kokouksissa (ja niiden sarjassa ja samalla osana organisaation muuta kontekstia) tapahtuu väärinymmärryksiä, ja missä määrin väärinymmärrykset ovat hyödyllisiä organisaation kyvylle määrittää omaa olemassaoloaan ja tarkoitustaan.

Tutkimuksen kohteena on monikansallinen yritys, jossa kielenä on "bisnesenglanti". Tähän liittyen Huttunen toteaa, että vaikka sinänsä kielen valinnalla voi olla merkitystä, niin yleisesti ottaen bisnesenglanti on väline joka käytännössä jää kokouksen osapuolilta fokuksen ulkopuolelle silloin kun keskitytään itse tekemiseen ja asiaan - kun on kyse ammatti-identiteettiin liittyvistä asioista suljetaan muut tekijät ulkopuolelle.

Tutkimus keskittyy peräkkäisten kokousten sarjaan Suomessa pääkonttoriaan pitävässä monikansallisessa yrityksessä, jossa ohjelmankehitysprojektissa lähestytään vaihetta jossa pitää tehdä päätös uuden toiminnallisuuden toteuttamisesta tai toteuttamatta jättämisestä. Tutkimus selvittää, miten kokouksissa tapahtunut viestintä toimii ja mitä seurauksia on väärinymmärryksistä ja väärintulkinnoista.

Jossain netin uumenissa tästä väitöskirjasta uutisoitiin tyyliin "Riitely johtoryhmässä on hyvä asia", mistä väitöskirjatutkimuksessa ei ole kyse - paitsi tosi pitkän aasinsillan kautta. Mutta tämä projektikokousten sarjaan koskeva tutkimus on sitävastoin hyvin kiinnostava ja merkityksellinen laajassa mitassa, onhan kokouksilla keskeinen rooli minkä tahansa organisaation toiminnassa.

Kokouksia oli kaikkiaan yhdeksän ja ne tapahtuivat vuodenvaihteessa 2007-2008 kahden kuukauden aikana. Osallistujia oli kaikkiaan 12, mutta eivät kaikki kerralla eivätkä kaikki kertaakaan samalla kertaa. Kokousten pituudet vaihtelivat tunnista reiluun kahteen tuntiin, ja Huttunen kirjasi niistä ylös "probleemakohdat" joissa väärinkäsityksiä esiintyi. Huttunen toteaa näistä tilanteista: "to me they constitute episodes wherein multiple understandings, confusion and ambiguity are sometimes rectified, sometimes aligned to be closer to one another, and sometimes confused even more."

Jotta en sekoittaisi lukijaa tämän enempää, kehotan tutustumaan väitöskirjaan ja itse arvioimaan sen merkitystä oman organisaation toiminnan kannalta.